CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS EM GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO E DE INFORMAÇÃO PARA ORGANIZAÇÃO E MONTAGEM DA ESTRUTURA OFICIAL DE ARQUIVOS DA PREFEITURA DE TAPIRATIBA/SP, COM FORNECIMENTO DE TECNOLOGIA E IMPLANTAÇÃO DE PROJETO DE MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL E COM FORNECIMENTO DE SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO

Lei 14.133/2021, Art. 28, I · pregão: modalidade de licitação obrigatória para aquisição de bens e serviços comuns

A presente contratação justifica-se pela necessidade de implantação de uma estrutura moderna e padronizada de gestão documental no âmbito da Prefeitura Municipal de Tapiratiba, considerando que o Município possui extenso acervo de documentos administrativos e históricos acumulados desde sua fundação, atualmente armazenados em diferentes suportes e locais, sem a adequada classificação arquivística, controle de temporalidade, indexação e mecanismos eficientes de localização e consulta. A Administração Municipal necessita promover o tratamento técnico do acervo documental, abrangendo atividades de higienização, classificação, identificação, catalogação e aplicação da Tabela de Temporalidade Documental, em conformidade com as normas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e com a legislação arquivística vigente. Tais medidas são indispensáveis para assegurar a correta gestão do ciclo de vida dos documentos, possibilitando a preservação dos documentos de caráter permanente, histórico, probatório e informativo. Além disso, mostra-se necessária a implantação de solução tecnológica para gestão do acervo físico e digital, permitindo o controle da localização dos documentos, registro de movimentações, gerenciamento dos prazos de guarda, rastreabilidade das operações, controle de acesso, indexação de conteúdo e pesquisa por palavras ou expressões constantes dos documentos digitalizados. A solução também deverá contemplar a formação de biblioteca digital, possibilitando a disponibilização eletrônica do acervo e ampliando a eficiência na recuperação das informações. Ressalta-se, ainda, que a necessidade da contratação foi reforçada em razão de apontamento formulado pelo Ministério Público, que determinou à Administração Municipal a adoção de medidas voltadas ao aperfeiçoamento da gestão documental do Município. A contratação atende ao interesse público ao promover a modernização da gestão documental, aumentar a eficiência administrativa, reduzir o tempo de localização de documentos, garantir maior segurança das informações institucionais, facilitar o atendimento às demandas dos órgãos de controle e fiscalização, bem como assegurar o cumprimento das obrigações relacionadas à transparência e ao acesso à informação.